MOBILE APPLICATION FOR DOVISTA EMPLOYEES
Mobile application development
Background
DOVISTA is a manufacturing company in the window & door sector, employing 2,500 employees. In order to improve communication with employees the company decided to launch an internal mobile application for iOS and Android. The application supports the HR area, recruitment processes and the OHS departments. It was created due to the fact that most of the company’s employees did not have access to the intranet, which is where the most important information is published.
My task was to improve UX and develop this application. I joined the project at the implementation stage.
Challenges I faced after taking over the project:
– bad and ineffective communication with software house responsible for creating the application
– bugs in the published application
– problem with putting app in Appstore
– low popularity of the application among company employees
– high expectations of the company’s management board regarding application development and the number of active users
– chaos in the project, lack of information on specifications and the agreement
Need
Project implementation has been prolonged therefore efforts needed to be intensified to implement and popularize the use of error-free applications among employees.
My roles in the project
As a Product Owner I was responsible for:
– managing the project: communication with software house and reporting to the company’s management board
– introducing improvements to the first stage, selecting & implementing new functions in the second and third stages
– having control on creating specification and the agreement, as well as payment on time
As UX Designer I worked on:
– verification of implemented functions
– selecting functions that needed improvement
– proposing UX improvements (+ mockups)
Project duration
February 2019 – now
My activities after taking over the project:
1. Together with the software house, I agreed on communication rules.
2. I appointed a project group (people from the areas participating in the application).
3. I reviewed the agreement, specification and compared it with the status of the application we received.
4. Together with the project group we tested the product. I also collected feedback from employees .
5. I proposed functions that should be refined by the developer from the first stage.
6. I informed the DOVISTA Management Board about the progress of work.
7. I focused with software house on contact with Apple and providing the necessary data to publish app in the Appstore.
Bugs in the application
Initial version of application did’t meet the criteria contained in the specification. I discovered below bugs:
Persistent logging out users from the application. What is more- app didn’t save the data like login & password. As a result, the users refused to continue using the application.
No function to change the password.
Brak powiadomień o nowej publikacji w aplikacji, co skutkowało poziom aktywności użytkowników.
Brak możliwości podglądu swojego zgłoszenia, dotyczącego zagrożeń BHP.
Niska jakość wyświetlanych obrazów w postach oraz brak możliwości ich powiększania.
Nie wszystkie pola formularza były importowanie do pliku Excel, co nie pozwało pobrać odpowiedzi otwartych od użytkowników.
Jak ulepszyłam UX w aplikacji?
1. Dodałam dodatkowy krok w User Journey
Użytkownicy w aplikacji mogli dodawać ogłoszenia typu „Sprzedam”. Przed publikacją trafiały one do akceptacji administratora, aby uniknąć niestosownych ogłoszeń. W panelu administratora zauważyłam, że Ci sami użytkownicy publikowali kilkukrotnie to samo ogłoszenie w krótkim odstępie czasu.
Dlaczego?
Okazało się, że użytkownicy po wysłaniu swojego ogłoszenia nie otrzymywali żadnego powiadomienia o tym, że ich ogłoszenie musi zostać najpierw zaakceptowane przed administratora. Po wysłaniu ogłoszenia sprawdzali, czy wyświetla się poprawnie w sekcji ogłoszeń. Z oczywistych względów ogłoszenie nie było widoczne. Myśleli więc, że wystąpił jakiś błąd i wprowadzali je ponownie.
Rozwiązanie
Wprowadziłam dodatkowy krok w user journey, ktory informował o przekazaniu ogłoszenia do weryfikacji przez administratora.
Moja propozycja:
Efekt końcowy:
2. Przeprojektowałam funkcję "Szybki kontakt"
Szybki kontakt to funkcjonalność, która w założeniu miała umożliwiać znajdowanie informacji kontaktowych oraz wysyłanie przez użytkowników zapytań do właściwych działów w firmie. Z uwagi na wielkość organizacji (aplikacja dla 2500 użytkowników) to rozwiązanie miało ułatwić pracownikom codzienne funkcjonowanie.
Analiza
Po analizie okazało się, że ta funkcjonalność będzie wymagała dużych nakładów finansowych, ponieważ struktura firmy jest złożona i wielopoziomowa. Funkcjonalność ta nie była priorytetowa, dlatego podjęłam decyzję, aby alokować budżet na inne zadania, które w większym stopniu wpłyną na efektywne używanie aplikacji przez pracowników.
Rozwiązanie
Funkcjonalność Szybki kontakt została uproszczona. Pracownicy nadal mogą wysyłać swoje pytania, jednak trafiają one do Administratora zamiast do dedykowanych osób. Administrator zarządza skrzynką i przekazuje zapytania od pracowników do odpowiednich działów firmy. Poniżej znajduje się makieta z tym rozwiązaniem.
3. Zmieniłam nieintuicyjne ikony w zgłoszeniach BHP
Bezpieczeństwo w dużej firmie produkcyjnej jest priorytetem. W aplikacji umieściliśmy kluczową dla Działu BHP funkcjonalność, która umożliwiała pracownikom szybkie reagowanie i powiadamianie o niebezpieczeństwach oraz zgłaszanie swoich pomysłów na usprawnienia. Dzięki temu firma mogła na kontrolować sytuację i na bieżąco reagować. Każde zgłoszenie od pracownika otrzymywało odpowiedni status, który nadawany był przez Działu BHP.
Co było złe?
Dobór ikon statusu był niewłaściwy i powodował dezorientację nie tylko u pracowników, ale nawet wśród Pracowników Działu BHP. Co więcej – ta sama ikona miała dwa znaczenia i była dwa razy stosowana.
Rozwiązanie
1. Zastąpienie nieadekwatnych ikon tymi bardziej intuicyjnymi.
2. Ograniczenie liczby statusów z 5 do 4.
IKONY STATUSÓW PRZEZ ZMIANĄ:
OCZEKUJĄCE
PRZYJĘTE DO REALIZACJI
W TRAKCIE REALIZACJI
ZREALIZOWANE
ODRZUCONE
IKONY STATUSÓW PO ZMIANIE:
WYSŁANE
PRZYJĘTE DO REALIZACJI
ZREALIZOWANE
ODRZUCONE
Rozwój aplikacji - nowe funkcjonalności
Po wyeliminowaniu początkowych błędów w aplikacji, mogłam się skupić nad jej rozwojem i uzupełnianiem o nowe, potrzebne funkcjonalności. Decyzję o każdej nowej funkcjonalności podejmowałam opierając się na opinii użytkowników. Ostateczną decyzję podejmował jednak Zarząd w oparciu o moje rekomendacje.
Nowe funkcjonalności i usprawnienia, które wdrożono w kolejnych etapach:
- Możliwość generowania raportu punktów w podziale na różne kategorie, które zebrali użytkownicy aplikacji (funkcja dla admina)
- Dodanie informacji, za jakie czynności w aplikacji można zdobywać punkty
- Możliwość dodawania do publikacji załączników np. PDF (wnioski, dokumenty itp), które można pobierać na telefon
- Dodanie kalendarzy pracy dla pracowników zmianowych (20 różnych kalendarzy)
- Umieszczenie w aplikacji linku, który odsyła do platformy z informacjami dot. płac
- W firmie panuje mała świadomość wśród pracowników co do liczby oraz przyczyn wypadków, z uwagi na jej rozmiar ( 10 odrębnych budynków). Nowa funkcjonalność to alerty o wypadkach – od teraz każdy pracownik logując się do aplikacji dowie się z pop-upu o tym, że wydarzył się wypadek. W ten sposób wypadki zapisują nam się w jednym miejscu, tworząc dane historyczne.
- Usunięcie wszystkich nie działających opcji, które zostały upublicznione tylko z nazwy i miały zostać wdrożone, ale z różnych przyczyn się to nie odbyło. Użytkownicy zniechęcali się widząc komunikat “dostępne wkrótce”.
- Możliwość wyróżniania najlepszych zgłoszeń od użytkowników, które dotyczyły bezpieczeństwa w firmie
Kolejne wdrożenie nowych funkcjonalności:
KWIECIEŃ 2020
