APLIKACJA MOBILNA DLA PRACOWNIKÓW FIRMY DOVISTA
Rozwój aplikacji mobilnej
Tło projektu
DOVISTA to firma produkcyjna w sektorze stolarki okiennej, zatrudniająca 2500 pracowników, która firma zdecydowała się na uruchomienie wewnętrznej aplikacji mobilnej na iOS i Android dla pracowników . Celem aplikacji było usprawnienie komunikacji z pracownikami, wspieranie obszaru HR, procesów rekrutacji oraz działu BHP. Powstała ona z uwagi na to, że większość pracowników firmy z uwagi na pracę przy produkcji nie miała dostępu do intranetu, w którym publikowane są najważniejsze informacje.
Moim zadaniem było usprawnienie oraz rozwój tej aplikacji. Do projektu dołączyłam na etapie wdrożenia.
Wyzwania, z którymi się mierzyłam po przejęciu projektu:
– nieefektywna komunikacja z firmą odpowiedzialną za stworzenie aplikacji
– błędy w opublikowanej aplikacji
– przedłużająca się weryfikacja aplikacji przez Apple i tym samym jej brak w AppStore
– niska popularność aplikacji wśród pracowników firmy
– wysokie oczekiwania Zarządu firmy co do rozwoju aplikacji, liczby aktywnych użytkowników
– chaos w projekcie, brak informacji dot. specyfikacji i postanowień początkowych
Potrzeba
Realizacja projektu przedłużała się i należało zintensyfikować działania, aby wdrożyć i spopularyzować wśród pracowników używanie wolnej od błędów aplikacji.
W projekcie pełniłam dwie role:
Jako Product Owner byłam odpowiedzialna za:
– nadzór nad projektem – komunikacja z wykonawcą i raportowanie do zarządu firmy
– wprowadzenia usprawnień do I etapu, wybór funkcji i wdrożenie nowych funkcji w II i III etapie
– nadzór nad specyfikacją i umowami oraz rozliczeniem płatności
Jako UX Designer zajęłam się:
– weryfikacją wdrożonych funkcji
– wytypowaniem tych, które wymagały usprawnień
– zaproponowaniem usprawnień (+ makiety)
Czas trwania projektu
Luty 2019 – obecnie
Moje działania po przejęciu projektu:
- Ustaliłam wspólnie z developerem zasady komunikacji
- Powołałam grupę projektową (osoby z obszarów mających swój udział w aplikacji)
- Zrewidowałam umowę oraz specyfikację i porównałam ją ze stanem aplikacji, którą otrzymaliśmy
- Wspólnie z zespołem testowaliśmy produkt. Sama też zbierałam feedback od pracowników
- Zaproponowałam funkcje, które, które powinny zostać dopracowane przez developera z I etapu
- Opracowałam propozycje nowych funkcjonalności
- Informowała Zarządu o postępach prac
- Skupiłam się wraz z wykonawcą aplikacji na kontakcie z Apple i dostarczeniu potrzebnych danych do przejścia pozytywnej weryfikacji jako firma, aby w finale aplikacja trafiła do Appstore
Błędy w aplikacji
Aplikacja, którą otrzymaliśmy w I etapie nie spełniała kryteriów zawartych w specyfikacji i była obarczona licznymi błędami w implementacji:
Wylogowywanie użytkowników z aplikacji oraz niezapamiętywanie przez nią danych np. login – w efekcie użytkownicy rezygnowali z dalszego korzystania z aplikacji.
Brak możliwości samodzielnej zmiany hasła.
Brak powiadomień o nowej publikacji w aplikacji, co skutkowało poziom aktywności użytkowników.
Brak możliwości podglądu swojego zgłoszenia, dotyczącego zagrożeń BHP.
Niska jakość wyświetlanych obrazów w postach oraz brak możliwości ich powiększania.
Nie wszystkie pola formularza były importowanie do pliku Excel, co nie pozwało pobrać odpowiedzi otwartych od użytkowników.
Jak ulepszyłam UX w aplikacji?
1. Dodałam dodatkowy krok w User Journey
Użytkownicy w aplikacji mogli dodawać ogłoszenia typu „Sprzedam”. Przed publikacją trafiały one do akceptacji administratora, aby uniknąć niestosownych ogłoszeń. W panelu administratora zauważyłam, że Ci sami użytkownicy publikowali kilkukrotnie to samo ogłoszenie w krótkim odstępie czasu.
Dlaczego?
Okazało się, że użytkownicy po wysłaniu swojego ogłoszenia nie otrzymywali żadnego powiadomienia o tym, że ich ogłoszenie musi zostać najpierw zaakceptowane przed administratora. Po wysłaniu ogłoszenia sprawdzali, czy wyświetla się poprawnie w sekcji ogłoszeń. Z oczywistych względów ogłoszenie nie było widoczne. Myśleli więc, że wystąpił jakiś błąd i wprowadzali je ponownie.
Rozwiązanie
Wprowadziłam dodatkowy krok w user journey, ktory informował o przekazaniu ogłoszenia do weryfikacji przez administratora.
Moja propozycja:
Efekt końcowy:
2. Przeprojektowałam funkcję "Szybki kontakt"
Szybki kontakt to funkcjonalność, która w założeniu miała umożliwiać znajdowanie informacji kontaktowych oraz wysyłanie przez użytkowników zapytań do właściwych działów w firmie. Z uwagi na wielkość organizacji (aplikacja dla 2500 użytkowników) to rozwiązanie miało ułatwić pracownikom codzienne funkcjonowanie.
Analiza
Po analizie okazało się, że ta funkcjonalność będzie wymagała dużych nakładów finansowych, ponieważ struktura firmy jest złożona i wielopoziomowa. Funkcjonalność ta nie była priorytetowa, dlatego podjęłam decyzję, aby alokować budżet na inne zadania, które w większym stopniu wpłyną na efektywne używanie aplikacji przez pracowników.
Rozwiązanie
Funkcjonalność Szybki kontakt została uproszczona. Pracownicy nadal mogą wysyłać swoje pytania, jednak trafiają one do Administratora zamiast do dedykowanych osób. Administrator zarządza skrzynką i przekazuje zapytania od pracowników do odpowiednich działów firmy. Poniżej znajduje się makieta z tym rozwiązaniem.
3. Zmieniłam nieintuicyjne ikony w zgłoszeniach BHP
Bezpieczeństwo w dużej firmie produkcyjnej jest priorytetem. W aplikacji umieściliśmy kluczową dla Działu BHP funkcjonalność, która umożliwiała pracownikom szybkie reagowanie i powiadamianie o niebezpieczeństwach oraz zgłaszanie swoich pomysłów na usprawnienia. Dzięki temu firma mogła na kontrolować sytuację i na bieżąco reagować. Każde zgłoszenie od pracownika otrzymywało odpowiedni status, który nadawany był przez Działu BHP.
Co było złe?
Dobór ikon statusu był niewłaściwy i powodował dezorientację nie tylko u pracowników, ale nawet wśród Pracowników Działu BHP. Co więcej – ta sama ikona miała dwa znaczenia i była dwa razy stosowana.
Rozwiązanie
1. Zastąpienie nieadekwatnych ikon tymi bardziej intuicyjnymi.
2. Ograniczenie liczby statusów z 5 do 4.
IKONY STATUSÓW PRZEZ ZMIANĄ:
OCZEKUJĄCE
PRZYJĘTE DO REALIZACJI
W TRAKCIE REALIZACJI
ZREALIZOWANE
ODRZUCONE
IKONY STATUSÓW PO ZMIANIE:
WYSŁANE
PRZYJĘTE DO REALIZACJI
ZREALIZOWANE
ODRZUCONE
Rozwój aplikacji - nowe funkcjonalności
Po wyeliminowaniu początkowych błędów w aplikacji, mogłam się skupić nad jej rozwojem i uzupełnianiem o nowe, potrzebne funkcjonalności. Decyzję o każdej nowej funkcjonalności podejmowałam opierając się na opinii użytkowników. Ostateczną decyzję podejmował jednak Zarząd w oparciu o moje rekomendacje.
Nowe funkcjonalności i usprawnienia, które wdrożono w kolejnych etapach:
- Możliwość generowania raportu punktów w podziale na różne kategorie, które zebrali użytkownicy aplikacji (funkcja dla admina)
- Dodanie informacji, za jakie czynności w aplikacji można zdobywać punkty
- Możliwość dodawania do publikacji załączników np. PDF (wnioski, dokumenty itp), które można pobierać na telefon
- Dodanie kalendarzy pracy dla pracowników zmianowych (20 różnych kalendarzy)
- Umieszczenie w aplikacji linku, który odsyła do platformy z informacjami dot. płac
- W firmie panuje mała świadomość wśród pracowników co do liczby oraz przyczyn wypadków, z uwagi na jej rozmiar ( 10 odrębnych budynków). Nowa funkcjonalność to alerty o wypadkach – od teraz każdy pracownik logując się do aplikacji dowie się z pop-upu o tym, że wydarzył się wypadek. W ten sposób wypadki zapisują nam się w jednym miejscu, tworząc dane historyczne.
- Usunięcie wszystkich nie działających opcji, które zostały upublicznione tylko z nazwy i miały zostać wdrożone, ale z różnych przyczyn się to nie odbyło. Użytkownicy zniechęcali się widząc komunikat “dostępne wkrótce”.
- Możliwość wyróżniania najlepszych zgłoszeń od użytkowników, które dotyczyły bezpieczeństwa w firmie
Kolejne wdrożenie nowych funkcjonalności:
KWIECIEŃ 2020
